e-mail: gebruik out of office in je voordeel

Out Of Office Email

Heerlijk, op vakantie! Of in elk geval: een paar dagen niet zo goed bereikbaar per e-mail. Dat moet je klanten laten weten, maar zonder ze weg te jagen. Sterker nog: met een beetje leuke out-of-office email of vakantiemelding begrijpen mensen best dat je even van je rust wil genieten.

Met deze out-of-office emails jaag je mensen weg

“Van 1 tot 15 augustus ben ik met vakantie. Deze mail wordt niet gelezen. Voor dringende zaken kunt u contact opnemen met mijn collega.”
O, dus ik ben als klant niet belangrijk? En jouw collega zit eigenlijk ook niet op mij te wachten. Fijn….

“Vandaag ben ik vrij. Maandag beantwoord ik uw mail weer.”
En dan op dinsdag pas antwoord krijgen van die persoon… Een out of office instellen voor alle dagen dat je vrij bent, is niet zo handig. Dan stuur je veel te veel ongewenste e-mails terug. Daarmee wek je vooral de indruk dat je er nooit bent en dat je eigenlijk niet bereikbaar bent. Zet liever onderaan je e-mail een tekst die op een vriendelijke manier duidelijk maakt wanneer je wel aan het werk bent. Houd ook die tekst vooral positief. Wanneer je wél aanwezig bent. Anders onthouden mensen alleen maar wanneer je niet werkt.

Zo moet het wel

Zorg dat je out of office reply opvalt. Maar probeer niet grappig te zijn om het grappig zijn. Het blijven zakelijke relaties. Een persoonlijke nooit is goed, maar vermoei jouw klanten ook niet met je persoonlijke sores.

Schep realistische verwachtingen. Under-promise en over-deliver is hier een goede richtlijn. Als je eigenlijk helemaal niet gestoord wil worden, zeg dan ook niet dat ze in een urgent geval je wel kunnen bellen. Jouw klanten zullen vaak een andere standaard hebben dan jij. Zorg liever dat er back-up is en iemand jouw e-mail leest. Probeer je gewoon tussendoor eens wat mail te checken? Zeg dan dat je op vakantie wel nog 1 keer per week je mail checkt, bijvoorbeeld.

Pro tip: Ga je weg. Zet dan niet je out of office aan tot de dag dat je weer aan het werk gaat, maar verleng hem een dag. Als je terug komt ligt er een berg mail op je te wachten. Die kun je misschien niet in een dag wegwerken. Als je in de out of office mail zet dat je niet op maandag, maar pas op dinsdag of woensdag weer aan het werk bent, verwachten je klanten op die dag ook pas een reactie. Ze hebben al lang genoeg gewacht, dus willen eigenlijk op jou eerste werkdag voor 10:00uur een antwoord.

Zo zien mijn out-of-office emails eruit

In juni was ik een hele maand in het buitenland. Ik werkte halve dagen, dus was wel bereikbaar, maar minder dan gebruikelijk. Een goed moment voor een automatisch antwoord bij afwezigheid.

Hallo!

Hartelijk dank voor je e-mail.

Zelfs ondernemers gaan wel eens op vakantie. Maar ik kan jou natuurlijk niet zomaar laten zitten.
Ik lees bijna elke werkdag in de middag mijn e-mail. Na 7 juli ben ik weer zoals gebruikelijk bereikbaar.

Voor dringendere zaken kun je me bellen tussen 14:00 en 18:00uur op 06-28917463

Vriendelijke groet en tot snel weer,
Charlotte Meindersma

Mijn truc? Maak het niet té zakelijk. Maak duidelijk wat er verwacht kan worden, maar in de stijl die mensen van jou gewend zijn. In mijn mails kan ik heel kort en bondig zijn of juist de ruimte nemen om iets uit te leggen. Mijn toon is daar vaak wel zakelijk. Maar mijn out-of-office reply wil ik laten klinken alsof we een telefoongesprek hebben.

Ik denk er vooral niet te lang over na, zorg in elk geval dat duidelijk is wanneer ik weer terug ben en wat er in de tussentijd van mij verwacht wordt. Volgende week ben ik voor wat presentaties en workshops op Curaçao. Daar moet ik ook nog een out of office voor instellen. Misschien wordt het wel zoiets als:

“Hallo!

Hartelijk dank voor je e-mail.

Tot 8 augustus ben ik in Curaçao om presentaties te geven over auteursrecht en portretrecht. In mijn vrije uurtjes hoop ik mee te maken hoe zomer ook alweer voelt. Op het stand natuurlijk. Daar hebben ze vast geen WiFi-versterkers in de palmbomen hangen, toch?

Vanaf 10 augustus ben ik weer aan het werk en zal ik je e-mail lezen en beantwoorden.

Heb je een vraag over een offerte of factuur, mag je een mail aan Sabine sturen: office@charlotteslaw.nl Zij is er op maandag en donderdag om je vragen te beantwoorden.

Groeten en nog een fijne zomer,

Charlotte”

Doe meer out of office voorbeelden

Doe nog een beetje meer inspiratie op met de out of office voorbeelden in onderstaande artikelen. Ik zou ze overigens niet allemaal aanraden. Heb er wel hartelijk om moeten lachen soms.

Mashable / Hub Pages / sprs.me / Sprout / HubSpot / Digital Detox Academy / The Guardian